Trong các hoạt động của cơ quan Nhà nước có nhiều hình thức sao văn bản khác nhau. Vậy chính thức có bao nhiêu hình thức sao văn bản theo quy định.
Các hình thức sao văn bản
Theo Điều 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, có 3 hình thức sao văn bản gồm: Bản sao y bản chính; Bản trích sao; Bản sao lục.
Trong đó,
– Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
Thực tế, bản sao y là cách gọi thông dụng của bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
– Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. Ví dụ: Bản trích sao học bạ, bệnh án…;
– Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Điển hình của bản sao lục là bản sao trích lục giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…
Có bao nhiêu hình thức sao văn bản (Ảnh minh họa)
Thể thức bản sao văn bản
Bản sao văn bản phải có các nội dung chính sau theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 110/2004:
– Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc trích sao hoặc sao lục;
– Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản;
– Số, ký hiệu bản sao;
– Địa danh và ngày, tháng, năm sao;
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
– Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản;
– Nơi nhận.
Cụ thể, kỹ thuật trình bày bản sao được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Theo đó, bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo thể thức trên có giá trị pháp lý như bản chính. Còn bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo thể thức này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
>> Phân biệt cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính
Hậu Nguyễn
