Khi bắt đầu đi làm, bạn chắc hẳn đã nghe nói đến KPI. Nó hiện diện ở khắp mọi nơi cho dù bạn yêu hay ghét nó. Bạn có thể bắt gặp nó ở trong kinh doanh, trường học, bệnh viện v.v… Thực tế, đa số chúng ta đều có mục tiêu về KPI trong công việc, trong khi đó nhiều người khác lại phải làm cả báo cáo bằng KPI. Vậy KPI là gì? Cách tính KPI chuẩn và hiệu quả nhất, hãy để Tiền Ảo News giải thích cho bạn hiểu một cách đơn giản nhất nhé!
KPI là gì?
KPI là một cách đo lường hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp làm tốt như thế nào. KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc
Để hiểu rõ hơn hãy đến với một vài ví dụ thực tế nhé:
Dùng hình ảnh của chiếc máy bay. Bạn hãy hình dung một chiếc máy bay chở khách bay từ Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Mục tiêu chính của chuyến đi là đưa hành khách và hàng hóa trên máy bay đến sân bay Tân Sơn Nhất trong vòng 2 tiếng. Khi bắt đầu khởi hành, phi hành đoàn cần phải biết dữ liệu định vị để biết máy bay đang ở đâu so với hành trình bay đã định sẵn.
Trong trường hợp này, những bộ KPI hữu ích có thể bao gồm: dữ liệu định vị GPS, tốc độ trung bình, mức nhiên liệu, thông tin thời tiết, sức gió, thông tin hạ cánh, thông tin truyền từ mặt đất… Gộp tất cả các số liệu này lại (các bộ KPI) sẽ giúp cho cả phi hành đoàn đang lái chiếc máy bay này hiểu rõ liệu họ có đang bay đúng đường hay không. Dựa vào những dữ liệu này họ cũng có thể dễ dàng đưa ra quyết định tiếp theo nên bay như thế nào.
Còn đối với những công ty thì sao?
Nó cũng giống vậy thôi. Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu. Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.
Tuy nhiên, Không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo!
Phân loại KPI
Có rất nhiều Kpis khác nhau, nhưng tóm gọn thì nó thường chia làm 2 loại Kpi chính mang tính dài hạn, ngắn hạn như sau.
Kpi được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược
Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, profit, market share ==> tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.
Kpi được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật
Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.
Cách tính KPI chuẩn và hiệu quả nhất
Nhằm giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn trong việc xây dựng và thiết lập KPI, Tiền Ảo News đã hệ thống hóa vấn đề, chia ra thành các bước cụ thể như sau:
B1. Đề xuất mục tiêu cụ thể cho KPI
Đây là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng và thiết lập KPI. KPI cần phải liên kết trực tiếp với mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.
Đồng thời, KPI cần phải diễn tả bằng những con số trực quan, cụ thể và đo lường được. Nó cần phải phát ánh một cách chiến lược những mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nhìn vào KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và phương thức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
B2. Chia sẻ KPI với các bên liên quan trong doanh nghiệp
KPI sẽ trở nên vô nghĩa, nếu như nó không được truyền đạt tới các bên liên quan trong doanh nghiệp. Nhân viên các phòng ban, người trực tiếp triển khai và thực hiện các hoạt động, cần phải là người nắm và hiểu rõ nhất tầm nhìn và chiến lược của công ty trong tương lai.
Nhưng truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPI cần phải được diễn đạt một cách tường minh, rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện KPI, khiến nó trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.
B3. Review lại KPI hàng tuần hoặc hàng tháng
Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Thực tế cho thấy, không phải KPI nào doanh nghiệp đề ra cũng hoàn toàn đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Và chỉ khi áp dụng vào thực tế, bạn mới nhận thấy sự bất cập trong những hoạt động mà bạn đã đề ra từ trước đó. Chính vì vậy, việc kiểm tra KPI là việc cần phải thực hiện thường xuyên.
B4. Đảm bảo KPI đã đề ra phải mang tính thực tiễn
Doanh nghiệp bạn có thể áp dụng theo 5 bước dưới đây để đảm bảo KPI bạn đặt ra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp:
- Review mục tiêu doanh nghiệp.
- Phân tích hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
- Đề xuất KPI trong ngắn và dài hạn.
- Thảo luận đề xuất của bạn với các phòng ban khác.
- Review quá trình thực hiện và có những điều chỉnh phù hợp.
B5. Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp
KPI cần phải có những cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, để nó không bị trở nên lạc hậu với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp, vốn phải thường xuyên thay đổi để thích ứng với thị trường.
Đó là lý do vì sao doanh nghiệp bạn cần phải review lại KPI sau mỗi khoảng thời gian cố định, để bạn kịp thời bổ sung và điều chỉnh các chỉ số cụ thể nhằm tối đa hóa hiệu suất công việc.
B6. Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không
Nếu đề xuất KPI mà doanh nghiệp không thể nào thực hiện được vì nhiều lý do (như không đủ nguồn lực, thách thức tới từ thị trường quá lớn,…), hiệu quả mà KPI đem về sẽ không thực sự như mong muốn của doanh nghiệp. Nếu đề xuất KPI thấp hơn so với năng lực thực sự, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội để bứt phá trong tương lai.
Chính vì thế, việc tính toán KPI có tính khả thi cao là một điều vô cùng quan trọng, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ bổ trợ để xác định KPI chính xác như Google Analytics.
Tiến trình xây dựng chỉ số KPI
Việc quản trị nhân sự theo KPI có cả ưu điểm và nhược điểm nhưng các nhà quản lý có thể nhìn vào những bộ phận cơ bản của phương pháp này để điều chỉnh cho việc đánh giá trong công ty mình. Dù sao, đây cũng là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp và thực tế là nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đang sử dụng phương pháp này. Mong rằng bài viết của Tiền Ảo News giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên của công ty bạn.
