Giao tiếp kinh doanh là gì?
Giao tiếp là nhu cầu thiết yếu của bất cứ ai với tất cả mọi việc, trong đó có kinh doanh.
Giao tiếp trong kinh doanh là quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa người với người để nhận các thông điệp cả tích cực và tiêu cực nhằm giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Mọi cảm xúc, suy nghĩ và những yếu tố tác động xung quanh đều có gây ra ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Do đó, khả năng quan sát, nghe nói và cảm thông của cả người nói và người nghe đều rất quan trọng.
Có nhiều cách để giao tiếp trong kinh doanh như qua lời nói, chữ viết, ngôn ngữ cơ thể, cảm xúc.
Giao tiếp kinh doanh dành cho nhiều đối tượng từ giám đốc kinh doanh, nhân viên, đối tác hay đối thủ.
Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong kinh doanh
Đặc điểm của giao tiếp kinh doanh
- Giao tiếp trong kinh doanh mang tính nhận thức cao, mỗi người đều có nhận thức về mục đích, nhiệm vụ, nội dung và tiến trình giao tiếp. Khi trao đổi thông tin, mỗi người đều cần nắm được các vấn đề liên quan đến hoạt động giao tiếp, hiểu rõ và hoàn thành mục tiêu giao tiếp đã đặt ra.
- Trao đổi thông tin trong kinh doanh qua giao tiếp sẽ truyền tải được các thông tin đến với mọi người, từ người này sang người khác.
- Giao tiếp kinh doanh được thể hiện bằng nhiều thành phần trong mối quan hệ xã hội. Ví dụ: Mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, mối quan hệ giữa ngày cấp trên và cấp dưới, quan hệ với đối tác hay quan hệ với đối thủ. Nhờ có những giao tiếp mà mọi người sẽ lưu giữ được những dấu ấn, khoảnh khắc về các tầng lớp trong và ngoài doanh nghiệp để có cách giao tiếp phù hợp hơn.
- Việc giao tiếp của mỗi cá nhân sẽ lan toả tâm trạng và cảm xúc khác nhau. Con người sẽ có thể đồng cảm chia sẻ khi giao tiếp với nhau, nhiều lúc tâm trạng của người này ảnh hưởng đến cảm xúc của người khác.
Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, cụ thể:
- Giúp nhân viên tương tác với nhau thường xuyên hơn: Ragan đã đưa ra kết quả của một nghiên cứu cho thấy giao tiếp kinh doanh là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Giao tiếp giúp các đội hỗ trợ lẫn nhau, cùng nhau phát triển, đồng thời cũng chủ động nhắc nhở lãnh đạo doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.
- Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên: Nhiều nhân viên trải nghiệm và đưa ra kết luận, việc giao tiếp trong kinh doanh đã giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn, họ không mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm những thông tin có sẵn. Có thống kê chỉ ra 1 nhân viên cần dành 2.5h/ngày để tìm kiếm thông tin, tính ra 1 tháng thì việc này tốn rất nhiều thời gian. Nếu như bạn vận dụng giao tiếp trong kinh doanh bằng việc hỏi đồng nghiệp thì sẽ không mất nhiều thời gian như vây.
- Tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng: Khi giao tiếp kinh doanh với khách hàng tốt sẽ làm họ hài lòng và càng cho mình cơ hội phục vụ nhiều hơn. Ngược lại, nếu giao tiếp kém, khách hàng không thoả mãn với những gì được cung cấp thì họ cũng nhanh chóng rời đi. Hơn nữa, điều này còn ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp. Thực tế, việc nhân viên có thái độ phục vụ tốt, để khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời thì sẽ góp phần tích cực vào việc tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Một số phương pháp giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp với ngôn từ chính xác và chuẩn mực
Không phải cứ nói nhiều mới là giao tiếp tốt, nói đúng thời điểm, nói đủ với ngôn từ chuẩn mực và nói đúng trọng tâm vấn đề mới thực sự quan trọng. Cách sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp kinh doanh cần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự như một cuộc giao tiếp thông thường.
Luôn thân thiện
Tuy bạn cần thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh nhưng vẫn nên duy trì sự thân thiện. Hãy dùng giọng điệu thân thiện bằng cả văn bản và lời nói trực tiếp. Điều này sẽ đem đến cho bạn những mối quan hệ tốt đẹp.
Vận dụng linh hoạt ngôn ngữ cơ thể
Giao tiếp không chỉ là riêng lời nói mà còn có hình thể. Vậy nên, khi nói bạn nên linh hoạt vận dụng thêm ngôn ngữ cơ thể thì câu chuyện sẽ có sức sống và hấp dẫn hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến trang phục, phong thái, biểu hiện… sao cho tạo ấn tượng tốt cho người đối diện lúc giao tiếp.
Kỹ năng hòa giải trong giao tiếp
Kỹ năng hòa giải rất quan trọng, đặc biệt là khi giao tiếp các vấn đề quan trọng trong công việc.
Ví dụ: Khi bạn ở giữa một cuộc trao đổi có nhiều người tranh luận hoặc đang ở giữa 2 nhà cung cấp cạnh tranh thì lúc đó chúng ta cần phát huy kỹ năng hòa giải để giải quyết vấn đề tốt nhất. Cách này khiến chúng ta được đánh giá cao hơn.
Thể hiện sự đồng cảm
Khi giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác, bạn cần biết cách thể hiện đúng lúc sự đồng cảm với những câu chuyện của họ. Lưu ý luôn tỏ ra hứng thú khi họ trao đổi để họ đặt niềm tin lớn với bạn và xóa tan khoảng cách.
Như vậy, qua bài viết này bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc giao tiếp trong kinh doanh và hãy cố gắng thực hiện việc giao tiếp thật tốt để có những cơ hội phát triển sự nghiệp.
